Tietosuojailmoitus

Tietoa tutkimukseen osallistuvalle 

Olet osallistumassa Oulun yliopiston koordinoiman RECIPE-tutkimushankkeen tutkimukseen, jossa selvitetään terveyden ja hyvinvoinnin roolia kaupunkisuunnittelun ja kunnallisen päätöksenteon prosesseissa. Tässä selosteessa kuvataan, miten henkilötietojasi käsitellään tutkimuksessa.  

RECIPE-hankkeessa tutkitaan kaupunkiympäristöjen roolia ja kaupunkisuunnittelun mahdollisuuksia tartuntatautien ennaltaehkäisyssä ja siten pandemioiden torjunnassa. Monitieteinen hanke yhdistää ja hyödyntää ympäristötutkimuksen, ympäristöterveyden, terveyshistorian, informaatiotutkimuksen, kansanterveyden ja kaupunkisuunnittelun tutkimusta. Hanke on alkanut syyskuussa 2021 ja se jatkuu vuoden 2024 loppuun. Hanketta rahoittaa Suomen Akatemian yhteydessä toimiva Strategisen tutkimuksen neuvosto.  

Tutkimukseen osallistuminen on vapaaehtoista. Sinuun ei kohdistu mitään negatiivista seuraamusta, jos et osallistu tutkimukseen tai jos keskeytät osallistumisesi tutkimukseen. Jos keskeytät osallistumisesi tutkimukseen, ennen keskeytystä kerättyä aineistoa voidaan kuitenkin käyttää tutkimuksessa. Tämän ilmoituksen kohdassa 17 kerrotaan tarkemmin, mitä oikeuksia sinulla on ja miten voit vaikuttaa tietojesi käsittelyyn. 

 

  1. Tutkimuksen rekisterinpitäjä 

Rekisterinpitäjä: 

Oulun yliopisto 

Osoite: PL 8000    

90014 Oulun yliopisto (Pentti Kaiteran katu 1, Linnanmaa)  

 

Yhteyshenkilö tutkimusta koskevissa asioissa: 

Nimi: Emilia Rönkkö 

Osoite: PL 8000, 90014 Oulun yliopisto 

Puhelinnumero: 044 9763620 

Sähköpostiosoite: emilia.ronkko@oulu.fi 

 

Muut rekisterin pitäjät: 

Filha ry 

Osoite: Sibeliuksenkatu 11 A 1
00250 Helsinki 

 

Oulun Diakonissalaitos (ODL) 

Osoite: ODL, PL 365
90101 Oulu
 

2. Kuvaus tutkimushankkeesta ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus 

Tutkimuksen tarkoituksena on selvittää monialaisen terveyden ja hyvinvoinnin edistämistyön roolia kaupunkisuunnittelun ja kunnallisen päätöksenteon prosesseissa. Tämän vuoksi tutkimuksessa haastatellaan kaupunkisuunnittelun, ympäristön, terveyden ja hyvinvoinnin parissa työskenteleviä toimijoita ja järjestetään työpajoja, joista kerätään tutkimusaineistoa. Aineisto tallennetaan videotiedostoiksi ja äänitteiksi ja kirjoitetaan auki litteraateiksi, jotta aineistosta voidaan analysoida eri toimijoiden ja organisaatioiden toimintatapoja, kokemuksia ja käsityksiä terveyden ja hyvinvoinnin huomioimisesta nykyisissä kaupunkisuunnitteluprosesseissa. Tutkimusaineistoa käytetään hankkeen suorittavien tutkijoiden tutkimustyössä ja se voidaan arkistoida tutkimustietokantoihin (tarkemmin kohdassa 16). 

 

3. Yhteistyöhankkeena tehtävän tutkimuksen osapuolet ja vastuunjako 

Kohdassa 1 luetellut organisaatiot toimivat tässä tutkimuksessa yhteisrekisterinpitäjinä, eli ne määrittelevät yhdessä henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja keinot. Oulun yliopiston tutkijat vastaavat tehtävästä tutkimuksesta, aineiston keräämisestä, tallennuksesta, käsittelemisestä ja työstöstä, Filhan ja ODL:n tutkijat ovat osallistuneet tutkimuksen ja aineistonkeruun suunnitteluun, aineiston keräämiseen ja aineiston analyysiin.  

Tutkittavat voivat tehdä kaikki tähän tutkimukseen liittyvät pyynnöt rekisteröidyn oikeuksien käyttämiseksi kohdassa 1. mainitulle yhteyshenkilölle. Yhteyshenkilö välittää tarvittaessa pyynnön myös muille yhteisrekisterinpitäjinä toimiville organisaatioille. 

Tutkittava voi käyttää tietosuoja-asetuksen mukaisia oikeuksiaan suhteessa kuhunkin rekisterinpitäjään. Tällöin vastaanottaja voi tarvittaessa välittää pyynnön tai vaatimuksen myös muille yhteisrekisterinpitäjille. 

 

4. Tutkimuksen vastuullinen johtaja tai tutkimuksesta vastaava ryhmä 

Tutkimuksen vastuullinen johtaja on RECIPE-hankkeen johtaja professori Helka-Liisa Hentilä (Oulun yliopisto). Tutkimuksen toteutuksesta vastaavat RECIPE-tutkimuskonsortion kaupunkisuunnittelun ja vuorovaikutuksen tutkimusryhmät, yhteistyössä muiden hankkeen tutkijoiden kanssa.  

Nimi: Helka-Liisa Hentilä 

Osoite: PL 8000, 90014 Oulun yliopisto 

Puhelinnumero: 040 837 5527 

Sähköpostiosoite: helka-liisa.hentila@oulu.fi  

 

5. Tietosuojavastaavan yhteystiedot 

Oulun yliopiston tietosuojavastaavan sähköpostiosoite: dpo@oulu.fi. 

 

6. Tutkimuksen suorittajat 

Tutkimuksen suorittavat RECIPE-hankkeen tutkijat ja mahdolliset tutkimusapulaiset Oulun yliopiston Teknillisen tiedekunnan arkkitehtuurin yksiköstä, Oulun yliopiston Humanistisen tiedekunnan informaatiotutkimuksen oppiaineesta, Filha ry:stä, Oulun diakonissalaitokselta ja Suomen Luonnonvarakeskuksesta. Aineistoa voivat käyttää myös opinnäytetöiden tekijät yhteistyössä tässä mainittujen RECIPE-hankkeen tutkijoiden kanssa. 

 

7. Tutkimuksen nimi, luonne ja tutkimuksen kestoaika 

Tutkimuksen nimi: Yhteiskehittelytyöpajat: Kaupunkisuunnittelu ja hyvinvoinnin edistäminen. 

Tutkimus suoritetaan tutkimusryhmän järjestämissä työpajoissa kerätyn aineiston analysoinnilla. Työpajoja järjestetään vuosina 2022-2024.  

 

8. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste 

Henkilötietoja käsitellään seuraavalla yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan mukaisella perusteella: yleinen etu. 

(x) yleistä etua koskeva tieteellinen tai historiallinen tutkimus, tilastointi tai julkisen vallan käyttö 

(x) yleistä etua koskeva tutkimusaineistojen ja kulttuuriperintöaineistojen arkistointi 

 

9. Arkaluonteiset henkilötiedot 

Tutkimuksessa ei käsitellä arkaluonteisia henkilötietoja. 

 

10. Mitä henkilötietoja tutkimusaineisto sisältää 

Haastatteluista tehtävät äänitallenteet sekä työpajoista tallennettava videoaineisto ovat sellaisenaan henkilötietoa. Lisäksi ne sisältävät seuraavia henkilötietoja: nimi, organisaatio, tehtävänkuva. Aineiston analyysissä ja tutkimustuloksia raportoitaessa tutkittavien suoria henkilötietoja ei käytetä. 

 

11. Mistä lähteistä henkilötietoja kerätään 

Tiedot kerätään RECIPEn järjestämien työpajojen toimintaa dokumentoimalla ja tallentamalla sekä haastatteluilla, jotka tallennetaan ja litteroidaan tekstiksi. Mikäli osallistuminen työpajoihin on haastavaa, tutkittavat voivat vastata kysymyksiin myös sähköisellä kysymyslomakkeella.  

 

12. Henkilötietojen siirto tai luovuttaminen tutkimusryhmän ulkopuolelle 

Henkilötietoja ei siirretä eikä luovuteta tutkimusryhmän ulkopuolelle. 

 

13. Henkilötietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle 

Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. 

 

14. Automatisoitu päätöksenteko 

Automaattisia päätöksiä ei tehdä. 

 

15. Henkilötietojen suojauksen periaatteet 

Tutkimusaineistoa ja –tuloksia käsitellään luottamuksellisesti noudattaen EU:n tietosuoja-asetusta ja tietosuojalakia. Aineisto käsitellään nimettömänä ja tallennetaan suojatuilla palvelimilla salasanoin suojatuissa tallennustiloissa.  

Tutkimusaineisto tallennetaan Oulun yliopiston tutkimusaineistoille tarkoitetuille suojatuille palvelimille, joille on pääsy vain tutkimuksen suorittajilla (kohta 6). Aineistoon pääsyyn vaaditaan käyttöoikeudet ja salasana, ja pääsyä valvoo tutkimuksen vastuullinen johtaja.  

16. Henkilötietojen käsittely tutkimuksen päättymisen jälkeen 

Henkilötiedot arkistoidaan ilman tunnistetietoja hankkeen päättyessä tutkimusryhmän jäsenten tutkimuskäyttöön.   

Aineisto voidaan arkistoida soveltuvin osin Fairdata IDA-palveluun, joka on turvallinen ja maksuton tutkimusdatan säilytyspalvelu Suomen korkeakouluille ja valtion tutkimuslaitoksille. IDA kuuluu opetus- ja kulttuuriministeriön järjestämään Fairdata-palvelukokonaisuuteen. 

 

17. Mitä oikeuksia sinulla on ja oikeuksista poikkeaminen 

Tietosuojalainsäädännön mukaisesti tutkittavalla on tiettyjä oikeuksia, joilla tutkittava voi varmistaa perusoikeuksiin kuuluvan yksityisyyden suojan toteutumisen. Mikäli tutkittava haluaa käyttää tässä kohdassa 17 mainittua oikeuttaan, ota yhteyttä kohdassa 1 mainittuun tutkimuksen yhteyshenkilöön.  

Suostumuksen peruuttaminen (tietosuoja-asetuksen 7 artikla) 

Sinulla on oikeus peruuttaa antamasi suostumus, mikäli henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen. 

Oikeus pyytää pääsyä tietoihin (tietosuoja-asetuksen 15 artikla) 

Sinulla on oikeus pyytää tietoa siitä, käsitelläänkö henkilötietojasi tutkimuksessa ja mitä henkilötietojasi tutkimuksessa käsitellään. Voit myös halutessasi pyytää jäljennöstä käsiteltävistä henkilötiedoista. 

Oikeus pyytää tietojen oikaisemista (tietosuoja-asetuksen 16 artikla) 

Jos käsiteltävissä henkilötiedoissasi on epätarkkuuksia tai virheitä, sinulla on oikeus pyytää niiden oikaisua tai täydennystä. 

Oikeus pyytää tietojen poistamista tai käsittelyn rajoittamista, oikeus vastustaa käsittelyä pyytää tietojen siirtoa järjestelmästä toiseen (tietosuoja-asetuksen 17, 18, 20, 21 artiklat) 

Voit myös pyytää tutkimuksessa käytettyjen henkilötietojesi poistamista tai niiden käsittelyn rajoittamista sekä voit vastustaa käsittelyä tai pyytää tietojesi siirtämistä järjestelmästä toiseen. 

Oikeuksista poikkeaminen 

Edellä tässä kohdassa 17 Mitä oikeuksia sinulla on ja oikeuksista poikkeaminen mainitut oikeudet eivät ole ehdottomia eivätkä siten päde jokaisessa tapauksessa ja näistä oikeuksista saatetaan poiketa tietosuojaa koskevan lainsäädännön mukaisesti esim. silloin kuin oikeudet estävät tieteellisen tai historiallisen tutkimustarkoituksen tai tilastollisen tarkoituksen saavuttamisen tai vaikeuttavat sitä suuresti. Tarvetta poiketa oikeuksista arvioidaan aina tapauskohtaisesti. 

 

18. Valitusoikeus 

Sinulla on lisäksi oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetun toimistoon, mikäli katsot, että henkilötietojesi käsittelyssä on rikottu voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä. 

 

Yhteystiedot: 

Tietosuojavaltuutetun toimisto 

Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 6. krs, 00520 Helsinki 

Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki 

Vaihde: 029 56 66700 

Faksi: 029 56 66735 

Sähköposti: tietosuoja@om.fi 

 

 

Tietosuojailmoitus RECIPE-hankkeen tapahtumiin ilmoittautuneille

Oulun yliopiston koordinoima RECIPE-hanke (Vastustuskykyinen kaupunki. Kaupunkisuunnittelu pandemioiden ennaltaehkäisyn välineenä, RECIPE) käsittelee hankkeen tapahtumiin ilmoittautuneiden henkilötietoja, jotta tapahtumien järjestäminen etäyhteyksillä on mahdollista ja ilmoittautuneille voidaan lähettää osallistumislinkki etätilaisuuteen sekä viestiä tapahtuman sisällöistä tapahtumien yhteydessä.

Monitieteisessä RECIPE-hankkeessa tutkitaan kaupunkiympäristöjen roolia ja kaupunkisuunnittelun mahdollisuuksia tartuntatautien ennaltaehkäisyssä ja pandemioiden torjunnassa. Hanketta koordinoi Oulun yliopisto ja se toteutetaan 01.09.2021–31.12.2024 välisenä aikana.

Tässä tietosuojailmoituksessa kerrotaan, kuinka RECIPE-hanke kerää ja muuten käsittelee sinun henkilötietojasi sekä mitä oikeuksia sinulla on omiin henkilötietoihisi. Henkilötiedoilla tarkoitetaan erilaisia tietoja, joista sinut on mahdollista tunnistaa.

  1. Rekisterinpitäjä

Oulun yliopisto

PL 8000

90014 OULUN YLIOPISTO

Käyntiosoite:

Pentti Kaiteran katu 1, Linnanmaa

Puh. +358 294 480 000

 

Henkilö, johon voit tarvittaessa ottaa yhteyttä ja kysyä lisätietoja:

Anna Suorsa, RECIPE-hankkeen vuorovaikutusvastaava

Oulun yliopisto

PL 1000

90014 OULUN YLIOPISTO

Sähköposti: anna.suorsa@oulu.fi

 

Oulun yliopiston tietosuojavastaava: dpo@oulu.fi

 

  1. Miksi henkilötietojasi käsitellään ja mikä on käsittelyn oikeusperuste?

RECIPE-hankkeen tapahtumien ilmoittautumislomakkeella kerättäviä henkilötietoja (nimi, sähköpostiosoite, organisaatio, tehtävänimike) käsitellään tapahtumien järjestämisen yhteydessä. Henkilötietoja käytetään tapahtuman järjestämiseksi etäyhteyksillä, tapahtumalinkin ja tapahtumatietojen lähettämiseksi ilmoittautuneille. Henkilötietoja voidaan käyttää myös tapahtuman jälkeen tapahtuman esitysmateriaalien jakamiseksi osallistuneille ja palautteen kysymiseksi osallistujilta.

Oikeusperuste henkilötietojen käsittelyyn edellä mainittujen käyttötarkoitusten osalta on rekisterinpitäjän oikeutettu etu (EU:n tietosuoja-asetus 679/2016 artikla 6.1 f). Henkilötietojasi käsitellään, jotta RECIPE-hankkeen tapahtuma voidaan järjestää tarkoituksenmukaisella tavalla.

  1. Henkilötietojen säilyttäminen

Tapahtumajärjestelyitä varten kerättyjä henkilötietoja kuten yhteystietoja säilytetään ainoastaan tapahtuman järjestämiseen vaaditun ajan ja tiedot hävitetään tapahtumien jälkeen.

  1. Henkilötietojen vastaanottajat

Oulun yliopistossa tietojasi käsittelevät vain RECIPE-hankkeen viestintään ja tapahtuman järjestämiseen osallistuvat henkilöt, jotka tarvitsevat niitä työtehtävissään. Henkilötietoihin on pääsy myös kyselyn teknisenä alustana toimivalla Webropol Oy:llä perustuen niihin periaatteisiin, jotka he ilmoittavat tietojenkäsittelysopimuksessaan (DPA). Pääsy henkilötietoihisi on suojattu käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla sekä käyttäjärooleilla suojatussa tietoliikenteessä ja tietoverkossa. Kaikkea sinulta kerättävää henkilötietoa tullaan käsittelemään yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaisesti. Henkilötietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

  1. Oikeutesi henkilötietoihisi liittyen

Sinulla on oikeus pyytää rekisterinpitäjältä pääsyä itseäsi koskeviin henkilötietoihisi ja oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista. Voit lisäksi pyytää henkilötietojesi poistamista tai käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä. Edellä mainittuja oikeuksiasi käyttääksesi ja lisätietoja saadaksesi otathan yhteyttä Oulun yliopiston kirjaamoon sähköpostiin: kirjaamo@oulu.fi.

Huomioithan, että edellä mainitut oikeudet eivät ole ehdottomia, vaan niiden soveltuvuus riippuu kussakin tilanteessa tietosuojalainsäädännön määräyksistä. Lisäksi sinulla on oikeus tehdä henkilötietojesi käsittelyä koskeva valitus. Voit tehdä valituksen valvontaviranomaisena toimivalle Tietosuojavaltuutetulle. Tietosuojavaltuutetun toimiston puhelinneuvontanumeron ja aukioloajat löydät Tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta.